Tu calendario está lleno de reuniones recurrentes que tenían sentido en algún momento pero ya no lo tienen. Todos asisten por inercia. Nadie quiere ser quien cancele. Las reuniones se multiplican.
Exporta tu Calendario
Obtén una lista de todas las reuniones recurrentes que organizas o a las que asistes. Céntrate en las semanales y quincenales. Ignora las únicas.
Aplica las Tres Preguntas
Para cada reunión, pregunta: (1) ¿Qué decisión toma esta reunión? (2) ¿Podría ser asíncrona? (3) ¿Qué se rompería si la paráramos? Escribe las respuestas.
Clasifica en Tres Categorías
Eliminar: Sin decisiones, podría ser asíncrona, nada se rompe. Reducir: Mantener pero reducir frecuencia o duración. Conservar: Realmente necesaria.
Redacta el Mensaje de Cancelación
"Cancelo [reunión] porque [razón específica]. Si necesitas hablar sobre [tema], hagámoslo por [Slack/doc/email]. Si esto rompe algo para ti, dímelo y lo resolvemos."
Envía todas las Cancelaciones a la vez
No las envíes de a poco. Agrupa las cancelaciones. Señala intencionalidad, no pereza. La gente respeta un reinicio deliberado del calendario.
Espera Dos Semanas
Algunas personas protestarán. La mayoría no. Después de dos semanas, comprueba: ¿se rompió algo realmente? Generalmente la respuesta es no. En raras ocasiones, tendrás que reinstaurar alguna. Eso está bien.
Un 30% menos de reuniones recurrentes. Más de 5 horas devueltas por semana. Un calendario que refleja necesidades reales, no hábitos acumulados. Y prueba de que la mayoría de las reuniones eran opcionales desde el principio.
Esto funciona para la mayoría de los calendarios. Cuando la resistencia es política, cuando las reuniones son vacas sagradas, cuando necesitas reestructurar cómo se comunica toda una organización: esa es una conversación diferente.