Votre agenda est rempli de réunions récurrentes qui avaient du sens autrefois mais plus maintenant. Tout le monde y assiste par habitude. Personne ne veut être celui qui annule. Les réunions se multiplient.
Exportez Votre Agenda
Listez toutes les réunions récurrentes que vous organisez ou auxquelles vous participez. Concentrez-vous sur les hebdomadaires et bimensuelles. Ignorez les ponctuelles.
Appliquez Les Trois Questions
Pour chaque réunion, demandez : (1) Quelle décision cette réunion prend-elle ? (2) Pourrait-ce être asynchrone ? (3) Que se casserait si on arrêtait ? Notez les réponses.
Triez En Trois Catégories
Supprimer : Pas de décisions, pourrait être async, rien ne casse. Réduire : Garder mais réduire la fréquence ou durée. Garder : Vraiment nécessaire.
Rédigez Le Message D'Annulation
"J'annule [réunion] parce que [raison spécifique]. Si vous devez discuter de [sujet], faisons-le via [Slack/doc/email]. Si cela pose problème, dites-le moi et on trouvera une solution."
Envoyez Toutes Les Annulations En Une Fois
Ne les égrainez pas. Regroupez les annulations. Cela signale l'intentionnalité, pas la paresse. Les gens respectent une remise à zéro délibérée.
Attendez Deux Semaines
Certains résisteront. La plupart non. Après deux semaines, vérifiez : est-ce que quelque chose s'est vraiment cassé ? Généralement la réponse est non. Rarement, vous devrez en rétablir une. C'est ok.
30% de réunions récurrentes en moins. 5+ heures récupérées par semaine. Un agenda qui reflète les vrais besoins, pas les habitudes accumulées. Et la preuve que la plupart des réunions étaient optionnelles.
Cela fonctionne pour la plupart des agendas. Quand la résistance est politique, quand les réunions sont des vaches sacrées, quand vous devez restructurer la communication d'une organisation entière : c'est une autre conversation.